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中文技术文档的写作规范

2018.03.14 21:34字数 3733阅读 482喜欢 14评论 3

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文本

字间距

全角中文字符与半角英文字符之间,应有一个半角空格。

错误:本文介绍如何快速启动Windows系统。

正确:本文介绍如何快速启动 Windows 系统。

全角中文字符与半角阿拉伯数字之间,有没有半角空格都可,但必须保证风格统一,不能两种风格混杂。

正确:2011年5月15日,我订购了5台笔记本电脑与10台平板电脑。

正确:2011 年 5 月 15 日,我订购了 5 台笔记本电脑与 10 台平板电脑。

半角的百分号,视同阿拉伯数字。

英文单位若不翻译,单位前的阿拉伯数字与单位间不留空格。

错误:一部容量为 16 GB 的智能手机

正确:一部容量为 16GB 的智能手机

半角英文字符和半角阿拉伯数字,与全角标点符号之间不留空格。

错误:他的电脑是 MacBook Air 。

正确:他的电脑是 MacBook Air。

句子

  • 避免使用长句。句子内部不使用逗号时,总长度不应该超过 40 个字;使用逗号时,总长度不应该超过 100 字或者正文的 3 行。
  • 尽量使用简单句和并列句,避免使用复合句。

写作风格

尽量不使用被动语态,改为使用主动语态。

错误:假如此软件尚未被安装,

正确:假如尚未安装这个软件,

不使用非正式的语言风格。

错误:Lady Gaga 的演唱会真是酷毙了,从没看过这么给力的表演!!!

正确:无法参加本次活动,我深感遗憾。

用对“的”、“地”、“得”。

她露出了开心的笑容。
(形容词+的+名词)

她开心地笑了。
(副词+地+动词)

她笑得很开心。
(动词+得+副词)

使用代词时(比如“其”、“该”、“此”、“这”等词),必须明确指代的内容,保证只有一个含义。

错误:从管理系统可以监视中继系统和受其直接控制的分配系统。

正确:从管理系统可以监视两个系统:中继系统和受中继系统直接控制的分配系统。

名词前不要使用过多的形容词。

错误:此设备的使用必须在接受过本公司举办的正式的设备培训的技师的指导下进行。

正确:此设备必须在技师的指导下使用,且指导技师必须接受过由本公司举办的正式设备培训。

不包含任何标点符号的单个句子,或者以逗号分隔的句子构件,长度尽量保持在 20 个字以内;20~29 个字的句子,可以接受;30~39 个字的句子,语义必须明确,才能接受;多于 40 个字的句子,在任何情况下都不能接受。

错误:本产品适用于从由一台服务器进行动作控制的单一节点结构到由多台服务器进行动作控制的并行处理程序结构等多种体系结构。

正确:本产品适用于多种体系结构。无论是由一台服务器(单一节点结构),还是由多台服务器(并行处理结构)进行动作控制,均可以使用本产品。

同样一个意思,尽量使用肯定句表达,不使用否定句表达。

错误:请确认没有接通装置的电源。

正确:请确认装置的电源已关闭。

避免使用双重否定句。

错误:没有删除权限的用户,不能删除此文件。

正确:用户必须拥有删除权限,才能删除此文件。

英文处理

英文原文如果使用了复数形式,翻译成中文时,应该将其还原为单数形式。

英文:⋯information stored in random access memory (RAMs)⋯

中文:……存储在随机存取存储器(RAM)里的信息……

外文缩写可以使用半角圆点(.)表示缩写。

U.S.A.
Apple, Inc.

表示中文时,英文省略号()应改为中文省略号(……)。

英文:5 minutes later⋯

中文:5 分钟过去了⋯⋯

英文书名或电影名改用中文表达时,双引号应改为书名号。

英文:He published an article entitled "The Future of the Aviation".

中文:他发表了一篇名为《航空业的未来》的文章。

第一次出现英文词汇时,在括号中给出中文标注。此后再次出现时,直接使用英文缩写即可。

IOC(International Olympic Committee,国际奥林匹克委员会)。这样定义后,便可以直接使用“IOC”了。

专有名词中每个词第一个字母均应大写,非专有名词则不需要大写。

“American Association of Physicists in Medicine”(美国医学物理学家协会)是专有名词,需要大写。

“online transaction processing”(在线事务处理)不是专有名词,不应大写。

标点符号

原则

  • 中文语句的标点符号,均应该采取全角符号,这样可以保证视觉的一致。
  • 如果整句为英文,则该句使用英文/半角标点。
  • 句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号不得出现在一行之首。

句号

中文语句中的结尾处应该用全角句号()。

句子末尾用括号加注时,句号应在括号之外。

错误:关于文件的输出,请参照第 1.3 节(见第 26 页。)

正确:关于文件的输出,请参照第 1.3 节(见第 26 页)。

逗号

逗号表示句子内部的一般性停顿。

注意避免“一逗到底”,即整个段落除了结尾,全部停顿都使用逗号。

顿号

句子内部的并列词,应该用全角顿号() 分隔,而不用逗号,即使并列词是英语也是如此。

错误:我最欣赏的科技公司有 Google, Facebook, 腾讯, 阿里和百度等。

正确:我最欣赏的科技公司有 Google、Facebook、腾讯、阿里和百度等。

英文句子中,并列词语之间使用半角逗号(,)分隔。

例句:Microsoft Office includes Word, Excel, PowerPoint, Outlook and other components.

分号

分号表示复句内部并列分句之间的停顿。

引号

引用时,应该使用全角双引号(“ ”),注意前后双引号不同。

例句:许多人都认为客户服务的核心是“友好”和“专业”。

引号里面还要用引号时,外面一层用双引号,里面一层用单引号(‘ ’),注意前后单引号不同。

例句:鲍勃解释道:“我要放音乐,可萨利说,‘不行!’。”

圆括号

补充说明时,使用全角圆括号(),括号前后不加空格。

例句:请确认所有的连接(电缆和接插件)均安装牢固。

冒号

全角冒号()常用在需要解释的词语后边,引出解释和说明。

例句:请确认以下几项内容:时间、地点、活动名称,以及来宾数量。

表示时间时,应使用半角冒号(:)。

例句:早上 8:00

省略号

省略号……表示语句未完、或者语气的不连续。它占两个汉字空间、包含六个省略点,不要使用。。。...等非标准形式。

省略号不应与“等”这个词一起使用。

错误:我们为会餐准备了香蕉、苹果、梨…等各色水果。

正确:我们为会餐准备了各色水果,有香蕉、苹果、梨……

正确:我们为会餐准备了香蕉、苹果、梨等各色水果。

感叹号

应该使用平静的语气叙述,尽量避免使用感叹号

不得多个感叹号连用,比如!!!!!

破折号

破折号————一般用于进一步解释。

破折号应占两个汉字的位置。如果破折号本身只占一个汉字的位置,那么前后应该留出一个半角空格。

例句:直觉————尽管它并不总是可靠的————告诉我,这事可能出了些问题。

例句:直觉 —— 尽管它并不总是可靠的 —— 告诉我,这事可能出了些问题。

连接号

连接号用于连接两个类似的词。

以下场合应该使用直线连接号(-),占一个半角字符的位置。

  • 两个名词的复合
  • 图表编号
例句:氧化-还原反应

例句:图 1-1

以下场合应该使用波浪连接号(),占一个全角字符的位置。

  • 数值范围(例如日期、时间或数字)
例句:2009 年~2011 年

注意,波浪连接号前后两个值都应该加上单位。

波浪连接号也可以用汉字“至”代替。

例句:周围温度:-20°C 至 -10°C